業務効率化のためのシステム導入－JIRA・Confluence（前編）－

赤字企業から黒字企業への方法は、費用面からアプローチをすると、

・無駄・不要な費用を削る

・無駄・不要な業務を廃止する

・業務を効率化する

の3種類しかありません。その中で一番わかりづらく・成果も確認しづらい一番最後の「業務を効率化する」について説明したいと思います。業務の効率化を実現するためには、大部分のケースにおいて「システムを導入し、既存の業務のやり方を変える」という方法で実現します。

社長さんの中には「システムの導入ってお金がかかるんじゃないの？社内業務に無駄なお金を使いたくないんだけど」と、社内導入には否定的な方もいらっしゃると思います。ただ、これは、業務の効率化という観点で、かなり勿体ないです。便利な社内システムを導入しないことにより、無駄に人手がかかる状態を温存して非効率な業務体制を放置することにつながるからです。

どういった状態が「非効率」というのは、実際に日常業務がどのように行われているかを見ていかないと判断ができないですが、簡単な目安として

・従業員間コミュニケーション　：　メール・電話のみで、SlackやChatworkなどを導入していない

・ドキュメント作成　　　　　　：　MicrosoftOffice（エクセル・ワード・パワポ・アクセス）以外のツールは導入していない

・経費処理　　　　　　　　　　：　エクセルやアクセスなどを駆使して行っており、クラウドソフトなどは利用していない

などを基準にするとよいでしょう。これに1つでも当てはまるものがあれば、業務効率化の面で「非効率」が存在すると思ってもらって良いです。逆に考えると社長さんの会社が上記に当てはまる場合には、業務効率化の可能性がたくさんある会社と言えます。システムの導入などで業務を効率化すれば、今まで5人で回していた業務が楽に4人で回せるようにもなってきますので、表面的なシステム導入にかかる金額以上の価値は絶対にあるのです。

今日はそんな中でも、業務効率化を考える際に真っ先に導入してもらいたい、タスク管理に効果のあるJIRAと社内WIKIの作成に効果のあるConfluenceの導入方法やその使い方の紹介をしたいと思います。

※なお、ここで取り上げるシステムなどは、実際に私が導入して効果があったシステムだけを紹介しています。この記事自体はシステム会社からお金をもらって宣伝しているアフィリエイト記事では無いですので、フラットな視点で見ていることはお約束したいと思います。

＜目次＞

１．業務効率化のためのシステム導入

１．１．タスク管理のJIRA

１．２．社内WikiのConfluence

２．導入～定着のために

２．１．まずはトップが使ってみること

２．２．人事発令を出して、若手社員に取り組ませる

２．３．一度導入を開始したら昔の手段に戻らないこと

１．業務効率化のためのシステム導入

１．１．タスク管理のJIRA

まずはタスク管理のJIRAです。JIRAはAttlassian社という海外の会社が運営するタスク管理のソフトです。クラウド版とソフトウェア版がありますが、基本はクラウド版を選択しておけば問題ありません。”タスク”というと何か難しい印象を受けるかもしれませんが、タスク自体を

・何らかのアウトプット作成・変更・確認を行う事象すべて

とここでは定義しています。例えば部下から「この仕事このように計画しましたが、ご確認いただけませんでしょうか」と言われるのもタスクの一つです。そう定義すると、ほぼすべての従業員は何らかのタスクを複数抱え、実行していることになります。社長さんレベルであれば実際には数十のタスクを同時進行で抱えていると思います。そしてそれは管理職や部下でも同じであり、みな重要度や程度の差はあれ、何らかのタスクを抱え、それを処理しながら仕事を進めています。

こういったタスクの中で、明確に無駄と言えるのが、

・依頼したタスクを行ったのか・行っていないのかを確認する

・依頼したタスクに対して期限間近だがアウトプットが出てこないのでアラートを上げる

などの、タスクが忘れられていること・遅れていることに伴う確認業務です。

また実際にタスクの依頼先がタスクを忘れており、期限内に間に合わないことで、

・スケジュールを遅らせるための各種部署への調整

・割り込みタスクが発生することによる、各スケジュールへの遅れの調整

など本来期日通りに実行していれば発生しなかったはずの調整業務を発生させることになります。すなわち「タスクを実行しないことで、本来不必要であったタスクが二重・三重に発生する」という、非効率の極みとも思われる事態が発生するのです。このような無駄を発生させないためにJIRAが非常に役立つのです。

具体的には先に述べた様な確認業務・調整業務が自動で行われるのでほぼゼロになります。事例として、私がこの蓮沼淳経営改革事務所のホームページにノウハウ記事を投稿するというタスクを管理している「プロジェクト（※１）」を例に説明してみましょう。

※１．プロジェクト・・・JIRAでは仕事の最小単位として利用します。プロジェクトの中にタスクが存在するイメージです。

＜蓮沼淳経営改革事務所への記事投稿のプロジェクト＞

まずタスクが、左から”TODO”という未着手状態のステータス・”進行中”となっている進行中のステータス・”完了”となっている完了済ステータスの3種類に分かれていることがわかると思います。基本的にタスクは左から右に流れていきますが、操作を誤った場合などはもちろん簡単に戻すことが出来ます。この事例では、直近で４つのタスクの記事の投稿が決定しており、うち１つは進捗中であることがわかります。

実際に進行中のタスクを例にとってもう少し詳細を見ていきましょう。

＜進行中のタスクの例＞

わかりやすく赤字で囲ってみましたが、左上がタスクのタイトルで「業務効率化のためのシステム導入ーJIRA・Confluence（前編）」とまさにこの記事を執筆するタスクであることがわかります。左下の”残り2日”というのはタスクの期限を表しています、つまりこの記事は締め切り上はあと2日で完成させなければいけないということです。右下の写真はこのタスクを実施する担当者を表します。これはぼやけていますが私の写真ですので私が担当しているということがわかります。

この認識をもって再度JIRAのプロジェクト画面を見てください。そうすると未着手の記事3つについても、担当は全て私が対応する予定になっており、かつ期限は4月中（最も遅いもので4月28日）であることがわかります。

これを見ると、少なくとも先ほど無駄な業務の例として挙げていた

・依頼したタスクを行ったのか・行っていないのかを確認する　→　タスクの実施有無は一目瞭然

・依頼したタスクに対して期限間近だがアウトプットが出てこないのでアラートを上げる　→　システムで自動設定でアラームを出せるため不要

と無駄な確認業務を発生させずに済むようになります。結果として、調整系業務が発生することも防ぐのです。実際にJIRAは、タスク管理においてはほぼ必要な機能を網羅しておりカスタマイズ機能も豊富ですので、ほぼほぼすべての仕事に当てはめての導入が可能となります。事実、私が導入を推進した企業でも、例外なくほぼほぼすべての業務をJIRA上で管理することが可能となりました。

もう少しJIRAを理解するために、特に大切だと思う3つのポイントで説明したいと思います。

＜JIRAの重要ポイント＞

ポイント	ポイント内容
その１	プロジェクトごとにタスクの進め方を自由に定義できる
その2	タスク内に期限・担当・ファイル添付など行えるためタスク自体を完結できる
その３	一覧形式でタスク依頼状況を確認できる（※サービスデスク等）

ポイントその１は仕事の種類によってタスクのパターンごとにステータスを自由自在に変えられるということです。先ほど例としても出した蓮沼淳経営改革事務所のノウハウ記事の執筆は、私も一人で行っている為未着手→進行中→完了済という必要最小限のステータス管理をすれば事足りています。ただもし私が時間の使い方を極限まで工夫できるように、もっとこのプロセスを細かく分類することも可能です。

例えば、”進行中”という一言に収められている記事の執筆の仕事はステータスをもっと細かく分類すると

現在のステータス	詳細なステータス
TODO（未着手）	TODO（未着手）
進行中	コンセプト・SEOキーワード選定
	目次決定
	本文記載
	本文推敲
	記事の掲載
完了済	完了済

のように、”進行中”というあたかも一つのように見えるプロセスが、5つのプロセスに分解できます。

もし私がこのような詳細単位で管理したいと思ったら、JIRAのプロジェクトをカスタマイズしてこのプロジェクトに適用することが可能です。このような事例は例えば人事の採用面接などのプロセスが決まっている仕事をこなすのに親和性が高いです。例えば以前私が推進した事例では、中途採用の人事選考のプロセスをJIRA上で管理したことがありますが、タスク名を候補者名にして、そのステータスを以下のように管理していました

未着手

書類選考

一次面接

二次面接

最終面接

条件提示

内定合意

入社

それぞれの候補者をプロジェクトとして、ステータスごとに表示することで中途採用のどこが今時点でうまく行っていてどこがうまく行っていないのか、明確に可視化できるようになりました。

ポイントその2は、タスク内に期限・担当・ファイル添付など行えるためタスク自体を完結できる、すなわち余計なメールやTELなどの確認業務が不要ということです。例えば先ほどの進行中の本ブログ執筆の記事のタスクを開いてみましょう。タスクにカーソルを合わせてクリックをすると内容が表示されます。

ここにタスクの説明や、担当者・期限・添付ファイルが何かなどが明記されています。なお担当者というのは「タスクを実行する人」の意味で初期値は空欄になっています。報告者というのはこのタスクを作った人物を指します。ここでは私が両方に入っていますが、社長さんであれば「報告者は社長で、担当者は従業員」というケースがほとんどかと思います。

この担当者を指名する場合は、担当者の欄をクリックすると従業員のリストが表示されますので、ボタン一つで依頼ができ、かつ念のためにメールまで自動で飛ぶ仕組みがシステムに組み込まれているのです。つまり、タスクを依頼するときに必要な情報はすべてこのJIRAの中で完結するのです。いちいちメール等で「このファイル送ります」などやる必要がありませんし、依頼の報告も必要ありませんので、無駄な調整系の付随業務がかなり削減されます。

ポイントその３は一覧形式でタスクを確認できるということです。例えばこの記事の執筆事例でも良いですが、今現在「1つの記事に取り掛かっているが、残りの3つは未着手」というのが誰の目に見ても明らかとなります。また記事の執筆事例はそこまで複雑でもないですが、上に例に挙げた様な中途の採用面接の管理状況を把握する場合はどうでしょう。

画面を一目見れば「現在10人の候補者が存在しており、最終面接待ちは2名。一次面接待ちは3名・・・」など進捗が一目瞭然となるのです。このためJIRAをきちんと運用できれば管理職の「あの仕事ってどうなっているんだっけ？」という確認系の業務が不要となり、管理職の時間をより前向きな活動に費やすことが可能となります。

１．２．社内WIKIのConfluence

次に社内WIKIのConfluenceです。こちらもJIRAを運営するAttlassian社が運営していてJIRAを申し込むと追加で申込が出来るようになります。社内WIKIというと少しわかりづらいですが、

・社内の人間だけで利用できる、Wikipedia

を想像していただければ、イメージがわきやすいと思います。

社内WIKIは、社内限定の資料であれば何にでも導入可能です。私が実際に企業で導入を推進した際には、

・社内用業務マニュアル全て

・社内会議議事録（※取締役会除く）

の2つを社内WIKI化して、結果としてかなり業務効率化の向上を実現できました。上記の２つの業務にConfluenceを導入後のメリットを簡単に整理すると以下のようになります。

業務	導入前	導入後	導入後のメリット
社内用業務マニュアル	エクセル（.xlsx）	Confluence	・マニュアルのバージョン違いミスが消滅 ・マニュアルが活用されるようになり、常に直近化 ・（結果として）ルーチン業務のアウトプットの精度が圧倒的に向上したため、以前発生していたミスの対応などの業務が削減
社内会議議事録	ワード（.docx）	Confluence	・議事録作成にかかる時間を削減 ・権限設定も簡単に実行可能（特に参照権限） ・（結果として）総務系調整業務の大半を削減

２．導入～定着のために

タスク管理のJIRAも社内WikiのConfluenceも使ってみるとわかるのですが、すごく便利で圧倒的に業務効率が向上するのです。特にJIRAとConfluenceを組み合わせれば、ほぼ社内の仕事であればメールを見る必要が無くなるのでかなりの時短を実現でき、体感的には業務量が2倍ぐらいには向上した様な気がします。ただこういった社内業務改善系のシステムを導入する際に注意してほしいのは「入れたから使って」と現場任せだと絶対に定着しないということです。トップの意志が弱かったりすると、JIRAとConfluenceを利用する人・利用しない人が混在してしまい、却って利用者のストレスになることも多いのです。

例えば、私が導入した企業の一つでは何故か社長さんがJIRAの使い方を覚えられず、仕方がないため社長あてのタスクは全て秘書の人が代わりに読み、秘書の人がそれをメールでリライトして社長に渡すという業務を追加してもらっていました。幸いなことに他の取締役が協力的だったので、全社導入は進みましたが阻害要因が解消されない場合には、導入しても無駄にお金だけを支払い続ける状況になりがちとなってしまいます。

そのために導入に際して特に重要な点をここでは3点説明したいと思います。3点の一つでも社長さんが納得していないとうまく行かない場合がありますので、よく念頭においてください。

２．１．まずはトップが使ってみること

まず一つ目はトップすなわち社長さん自身が使ってみることです。

これは企業規模にかかわらずなのですが、上記のように今までの自分のやり方を変えたくなく新しいことを覚えない、、、という態度を社長さんが取りがちになってしまうのです。このサイトを読んでくださるような社長さんは大丈夫だと思いますが、社長さん自体がツールを使いこなすぐらいまで向き合わないと導入はうまく行かないことが多いです。

私も大企業からベンチャー企業まで規模も業種もバラバラで体験しましたが、どの企業でも共通するのは物事に対して基本的には既存のやり方を続ける・保守的な傾向が必ずあるということです。新しいシステムなどを導入しようとしても特に決まりが無かったりすると、約70％ぐらいの人たちは新しいツールなどは使用せずに今までのやり方を継続します。これは「新しいものを覚えるのは物理的に大変」という物理的な大変さもあるのですが、根本的には「変化が怖い」という感情なのかなと思っています。なので、いくら導入のメリットなどを伝えても、論理よりも感情が勝ちますのでなかなかツールが浸透していかないのです。

こういった時こそ、トップが率先してツールを使いこなすことが大切になってきます。特に社長などが使っているとその浸透率は歴然と変わってきます。社長がツールを使いこなしているのに、取締役や部長などが変化に対応できないと「社長から見放されるのではないか？」という恐れや不安などが出てきますので、それが「変化が怖い」という感情を凌駕するからです。そのため、こういったツールの導入には社長自らが使いこなすことが一番重要となってきます。

意識していただきたいのは、そもそもこういった業務システムを導入する本来の目的は、社員の生産性を上げて結果として赤字企業から黒字企業へ脱却することです。その意識があればこの程度のツールを使いこなすことぐらいなんてことはないはずです。ある意味普段のルーチン的な仕事は他の役員や従業員に任せても良いですが、こういった新しいツールをいれる場合はぜひ社長さん自らが取り組んでください。

２．２．人事発令をして、若手社員に取り組ませる

二つ目は若手社員を指名して取り組ませることです。一つ目で社長さんが率先して取り組むことの大切さを説明しましたが、とはいえ社長さんの時間にも限界がありますので、一日中このツールと格闘するわけにもいきません。私自身はこのツールの導入時には一日中いじったりしましたが、それでもまともに使えるようになるまでに1ヶ月程度、ある程度の細かいところまで覚えて使いこなせるようになるのに3ヶ月は必要でした。同じことを社長さん自身がやるのは不可能に近いですので、このシステム導入を主体的に取り組むメンバーが必要となります。ただし、役員や従業員の自発的な意志に任せていてもうまく行きませんので、社長さんが、各部の若手社員を数名指名して導入事例の推進役になってもらいましょう。

ポイントは必ず「社内業務改善プロジェクト」のような形で辞令を出して「業務の20％をこの活動に割く」などを人事上定めてしまうことです。そしてこのプロジェクトの責任者は社長さん自身が行うようにしてください。こうすることにより、若手社員もJIRAやConfluenceの導入に取り組む名目もできますし、現部署で何か嫌味を言われることもないでしょう。何より若手社員は自分が中心となって会社を変えていくんだというモチベーションが、社長さんと一緒に仕事に取り組むことで湧いてくると思います。

基本は各部署でのJIRA利用・Confluenceへの置き換え推進などをそれらの若手社員にやってもらうのですが、最初の内は例えば1ヶ月に1回など回数を決めて社内で勉強会を開くようにすると良いでしょう。講師は社長やそれら若手社員が持ち回りで行うようにするのです。私自身が企業で導入を推進したときには、私の一人プロジェクト状態だったので、興味がありそうな社内のチラシやWEBページなどの広告物を制作する部署のマネージャー1名を初期のメンバーに加え、一緒に協力して

・JIRAやConfluenceがそもそもどのようなものかの勉強会

・広告制作物の依頼プラットフォームの作成とその勉強会

などを実施しました。

勉強会をやると何が良いかというと、聞いている側の理解が深まり全体的なレベルの底上げになるのはもちろんですが、教える側が構造を覚えなければいけないため、かなり詳しくなるということです。例えば、JIRAやConfluenceは導入したての場合、プロジェクトやタスク、サブタスクなど言葉や概念がそれぞれ異なるため、理解が難しいのです。私はそれらをなんとか構造化しようと、例えば以下のように一つの図に構造化して共有しました。

＜JIRA・Confluence勉強会で作成した概念図＞

例えば、これを見ると”プロジェクト”というのはどのような概念で、どのような例があるかわかります。そして”タスク”というのは”プロジェクト”の下に配置されることもこの図を見ると一目で明らかとなります。

この時の勉強会のポイントは「間違っても良いのでとにかくアウトプットを行う」ということです。アウトプットを行うことで、不確かな理解が確実になるし、とにかく間違えても良いのでどんどん手を動かして自分がわかったことを形にしていきましょう。なお、後で間違えに気付いたら、勉強会のConfluenceを修正しておけばよいだけなので、気にしないでどんどん手を進めるようにしてください。

このように若手社員を巻き込んで、かつ勉強会を社員向けに行うことで「自然と取り組むのが当たり前」という環境を作っていきましょう。そうすると遠巻きに見ていた他の社員などを業務に活用するようになってきます。

２．３．一度導入を開始したら昔の手段に戻らない事

三つ目のポイントは、一度JIRA・Confluenceを導入したら昔の手段に戻らないということです。

当たり前ですが、JIRAもConfluenceも素晴らしいツールであることは間違いないですが、実現できることはある種の課題の解決（スピードの向上・バージョンの自動管理・etc・・・）を意識して作られている分、実現できるアウトプットがきめ細やかには実現できないのです。

例えば、業務マニュアルをエクセルで作成する場合、

・図形描写

・FMTを含むマクロ化

などやろうと思うとかなり細かいところまでエクセルでは実現できます。ところがConfluenceの場合はあくまでも社内Wiki的な機能しかないので、そこまで細かい機能は用意されていません。せいぜい表や図の挿入が出来る程度ですので、エクセルでのアウトプットに比べるとどうしても見劣りするような感じをしてしまうことがあります。

こういった状況で「やっぱりエクセルの方がいろいろな表現ができるから、社内マニュアルなどはエクセルに戻りましょう」というのは絶対にやってはいけません。先ほどスピードの向上ということを書きましたが、例えば下記の例は私が実際に業務BPRで人事の給与計算業務をマニュアル化したときの例ですが、過去のマニュアル制作と比較すると

エクセルで作成	Confluenceで作成
15営業日	5営業日

と3倍近く開きがありました。これはConfluenceで作成するほうが、出来る事がかなりエクセルと比べて限られるため、

・文字を打ち込む行動

・表にする行動

・ハードコピーを取得して図をはりつける行動

などに集中するためです。エクセルの方は、図形描写でこった図を作れたり、あるいは表形式を複雑にした入りなどで拘れるのですが、その分担当者が満足いくように時間をかけてしまうため、どうしてもアウトプットの出来が遅くなってしまうのです。ここで思い返していただきたいのは、JIRAもConfluenceも対象としているのは社内業務ということです。社内業務であればお客さんに出すものではないですので、「わかりやすければよい」のであって、特に見た目にこだわる必要はありません。そのためきれいに成形する必要などないのです。このようなメリットを受取るために、一度導入をしたら後戻りはしないようにしてください。多くの業務を置き換えれば置き換えるほど業務効率化の効率が高まるのです。

後半では実際にどのようにJIRAやConfluenceを社内導入したのか、具体的な適用事例を説明させていただきます。

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